ビジネスフォン工事はここに注意!早めに依頼した方がいいわけとは?

事業の規模が小さな段階であれば、一般家庭用の電話機で十分だと言えます。しかし、徐々に事業拡大するにつれ、オフィスも広く従業員も増えるもの。当然、家庭用では対処しきれなくなるものです。

そこで登場するのが業務用の電話機、いわゆる「ビジネスフォン」。限られた回線を複数の電話機で活用できるとあってか、ある程度の規模の事業には欠かせない通信手段です。

ただ、家庭用と違いビジネスフォンの工事には、様々な注意点が存在しています。そこで今回は、そんなビジネスフォン工事の注意点についてご紹介しましょう。ぜひ、ビジネスフォン導入の際の参考にしてみてください。

1.ビジネスフォンとは

そもそも、ビジネスフォンとはどのような電話機を指すのでしょうか?実は、ビジネスフォンは「主装置」と呼ばれる電話回線の変換器と、「ビジネスフォン」と呼ばれる専用の電話機を組み合わせたサービスのことです。

一般的に、家庭用の電話機は1回線に対して1台の組み合わせ。つまり、10回線契約すれば、10台分の電話機を導入する必要があります。正直、企業の規模で同じことを行うと、莫大な負担に繋がります。

反対に、ビジネスフォンでは複数回線をそれ以上に多い台数で共有することができます。例えば、5回線の契約に対して10台分の電話機を運用するなどです。

どうして複数の回線を運用できるの?

これは、主装置が電話会社の「中継機」の役割をし、空いている電話機に通信を割り振ることができる為です。同時に、同一の主装置に接続されている電話機間であれば、「内線」として無料通話ができるのもビジネスフォンならではと言えます。

このように、ビジネスフォンには家庭用にはない様々な機能があります。上述した内線の他にも、転送や一斉呼び出し、三者通話など。どれも業務効率UP!に繋がる便利なものばかりです。

2.工事は2箇所で!

企業として多くの電話機を運用する上で、ビジネスフォンは欠かせないものといえます。しかし、ビジネスフォンは家庭用電話機のように、「電話線」を繋げば使えるというものではありません。

では、どのような工事が行われるのでしょうか?

実は、ビジネスフォンの電話工事には、主に2種類の作業が必要となります。以下に、各工事の作業内容についてまとめてみました。

  1. 開通工事
  2. 設置工事

1.開通工事

開通工事とは、電話回線を使えるように設定する為の工事。つまり、契約した電話番号を有効にする為の作業になります。これは、家庭用の電話機でも同様に行われることです。

ちなみに、この開通工事は電話局内で行われます。当然、契約者側がその工事に立ち会う必要も何か手伝う必要もありません。利用者側として、それほど注意する必要のない工事と言えます。

2.設置工事

設置工事とは、実際に主装置や電話機など、必要な設備を設置・設定する為の工事。基本的に、建物内にはあらかじめ電話線が通されています。あとは、主装置や電話機を設置するだけなのです。

ちなみに、この設置工事は「工事担任者」と呼ばれる国家資格を持った方でなければ行えません。これが、先ほど「電話線を繋げるだけではない」と紹介した理由です。決して、主装置などは勝手に触らないよう注意しましょう。

このように、ビジネスフォンの工事は、導入する規模の大小に関わらずある程度の手間が掛かるもの。当然、手間が掛かる分だけ時間も掛かると考えておく必要があるのです。

3.工事依頼はお早めに

先ほど、ビジネスフォンの工事には、手間も時間も掛かると紹介しました。その上、重要な部分での工事を行えるのは、「工事担任者」のみ。つまり、人員にも限りがあるのです。

工事依頼はお早めに!

みなさま、ビジネスフォン工事の依頼が殺到する時期をご存知でしょうか?それは、「2月〜3月」。いわゆる、新年度が始まる4月の少し前ということ。何事も新しくスタートする時期です。

オフィスの新設や移転、レイアウト変更なども4月に向けて行われます。当然、依頼が殺到すれば、それだけ工事業者も人員不足に。場合によっては、「予約がいっぱい」と工事依頼を断られることにもなります。

注意点としては、工事依頼は最低1ヶ月前にする!

しかし、上記のように4月に向けて工事を考えているのであれば、もう少し早い方がいいでしょう。例えば、3月頃に工事を行いたいのであれば、前年の12月以前に依頼するということです。

依頼したら終わりではない!

家庭用の電話機であれば、契約し接続すれば使用できます。ほとんど工事と呼べるものがないほどです。しかし、ビジネスフォンの場合には、主装置の設置や電話機の設定が必要となります。

特に注意したいのは、機器の位置や配線の通し方など「レイアウト」です。オフィス内には、ビジネスフォンの他にも多くのデスクや棚、コピー機などが配置されています。ビジネスフォンの工事では、これらオフィス内の状況と合わせてレイアウトを考える必要があるのです。

レイアウトは業務効率に直結する!

正直なところ、ビジネスフォンの工事において、機器や配線などは無理やりにでも設置することは可能です。しかし、それではオフィス内の配置が崩れ、結果的に仕事がしにくい環境になる危険性があります。

事実、ビジネスフォンの工事を依頼した場合、少なくとも数度。専門スタッフとの打ち合わせが行われます。これは、正しく現状を把握しより良いオフィス空間を設計するために必要な作業と言えます。

つまり、オフィス内の環境整備の為にも、ビジネフォンの工事には時間が掛かるのです。だからこそ1ヶ月以上前、できればそれ以上前に依頼するよう注意しましょう。

4.機能ごとに必要な機器も

ここまでビジネスフォン工事の注意点について、幾つかまとめてきました。ビジネスに便利な様々な機能が使えるビジネスフォン。ビジネスフォンの導入を決めた時点で、すでに活用したい機能もあるかと思います。

ここで1点、注意点があります。実は、ビジネスフォンと一括りにしていますが、機器の性能により使用できる機能に差があるのです。例えば、「留守番電話録音機能」が搭載されているものと、そうでないものなどです。

もし「中古だから」「安いから」という理由だけでビジネスフォンを選んだ場合、必要とする機能が装備されていない可能性があります。ビジネスフォンを選ぶ際には、必要な機能が間違いなく装備されているか、注意しておきましょう。

全端末を揃える必要はない!

先述した通り、ビジネスフォンによっては機能が異なります。しかし、だからとすべてのビジネスフォンを高価で高性能なもので揃える必要はありません。なぜなら、利用者側の社員にもそれぞれ求める機能が異なる為です。

例えば、営業職であれば外出中の電話対応として「留守番電話録音機能」があった方がいいでしょう。反対に、常にデスクで作業する事務職であればそれほど多くの機能は必要ありません。

このように、社員ごとや部署ごと、利用者に合わせた導入がビジネスフォンには求められるのです。

5.まとめ

今回は、ビジネスフォン工事の注意点ということでお話を進めてきました。ビジネスフォン1つとっても、工事内容や依頼時期、機器選びなど様々な注意点があるものです。

特に注意したいのが、やはり依頼時期。時期によっては、工事業者に依頼が殺到し「予約でいっぱい」ということもあります。少なくとも1ヶ月前、より良いオフィス環境を目指すのであれば、さらに早い方がいいでしょう。

ぜひ、十分な準備でビジネスフォン工事に臨み、満足できる設備投資を行ってください。

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