立会いは必要?ビジネスフォン工事のよくあるトラブル例と対処法

一般向けの固定電話であれば、電話会社に工事を依頼するだけ。また、窓口で必要書類に記入するだけ。それほど手間もなく、何か注意した方がいい点などもありません。

反面、ビジネスフォンの工事ではそうはいきません。ビジネスフォンの工事では、機器からサービス、業者に至るまで決める必要が。全てを業者に「丸投げ」というのでは、求めるビジネスフォンを導入することは難しいでしょう。

そこで今回は、ビジネスフォン工事にありがちな、トラブル例と対処法についてご紹介したいと思います。ぜひこの記事を参考に、満足のいくビジネスフォン工事を進めてください。

1.よくあるトラブル例

冒頭でお伝えした通り、ビジネスフォン工事では、機器やサービス、業者など様々な事柄を決める必要があります。ついつい、重要なポイントを見逃してしまい、トラブルに発展することも。以下に、ビジネスフォン工事でよくあるトラブル例をまとめました。

  1. 手配時期が遅く期限に間に合わない
  2. 電話番号が以前と変わった
  3. オフィスの動線が悪くなった

1.手配時期が遅く期限に間に合わない

すでに工事を検討しているということは、オフィスなどの新設や移転などの時期に合わせて「いつまでに導入したい」という希望があるもの。ただ、日々の業務で忙しい中、ついつい工事の手配が遅くなることもあります。

しかし、時期によってはビジネスフォン工事が集中することも。例えば、新年度前の2月3月頃。気づいた時には業者の予約がいっぱいに。結局、ビジネスフォン工事を希望通りの時期に進めることができなくなるのです。

2.電話番号が以前と変わった

ビジネスを進める上で、電話対応の効率UPの為にビジネスフォン工事を検討される方は多いもの。当然、長く事業が続けば、それだけ「電話番号」はお客様たちに浸透し広まるものです。一種の「名刺」のようなものと言えます。

ただ、NTTはエリアごとに電話番号を管轄・管理しています。例えば、新設や移転など。別のエリアへ移動した場合、これまで使用してきた電話番号は使えず、全く別の電話番号が割り振られることとなります。

3.オフィスの動線が悪くなった

ビジネフォンの工事では、オフィス内に回線の変換器「主装置」と多機能固定電話「ビジネスフォン」を配線で接続・設置します。当然、主装置や電話機の数が増えれば、オフィス内のレイアウトに影響を及ぼす可能性があるのです。

オフィス内には、ビジネスフォンの他にもオフィス机や棚を始め、コピー機やPCなど様々なオフィス用品・機器が配置されています。どれも業務には欠かせないものばかり。仮に、レイアウトが大きく崩れてしまうと、オフィス全体が過ごしにくい環境に。業務効率の低下に繋がると言えます。

このように、ほんの少しのことでも、ビジネスフォン工事には大きく影響が。場合によっては、業務効率の低下に影響することも。最悪、ビジネスフォン工事を再依頼する事態になることも考えられます。

2.対処のポイント

先ほど、ビジネスフォン工事でよくあるトラブル例についてご紹介しました。どれも、知っていれば避けられるトラブルばかり。では、どうすればトラブルに巻き込まれないのか、対処のポイントをまとめてみましょう。

  1. 1ヶ月前には相談
  2. 電話番号の確認
  3. レイアウトの見直し

1.1ヶ月前には相談

ビジネスフォンの工事には、相談から打ち合わせ、工事と時間が掛かるもの。早い業者でさえ2週間前後、一般的には1ヶ月ほど掛かります。つまり、導入予定日がある程度決まっているのなら、少なくとも予定日の1ヶ月前には業者に相談する必要があるのです。

ただし、先述した通り、ビジネスフォン工事には2月3月頃など、いわゆる「繁忙期」が存在しています。4月に向けて、オフィスの新設・移転が集中するのでしょう。仮に、4月頃の導入を予定しているのであれば、1ヶ月前よりもさらに早く、2ヶ月3ヶ月前に相談するのが安心です。

2.電話番号の確認

先述した通り、NTTは電話番号をエリアごとに管理しています。その為、例えばエリアAからエリアBへ移ると、これまでの電話番号が使えなくなるのです。正直、ビジネスで電話番号が変わるのは、オフィスの移転よりも大変です。

対処としては、業者に相談した時点で、「電話番号が変わるのか?」については確認しておくことをおすすめします。仮に、どうしても変わるのであれば、取引先へは早めにお知らせしておく必要があるでしょう。

3.レイアウトの見直し

営業職のような外回りが中心の方を除き、多くの社員は1日の大半をオフィス内で過ごします。つまり、それだけオフィス環境が業務効率に繋がると言えます。事実、多くの企業でオフィス環境の整備は重要な課題とされています。

ビジネスフォン工事では、他の設備や動線に配慮した、より良いオフィス環境を作り出せる「レイアウト」が求められます。十分に社員のことを考えられたレイアウトであれば、ビジネスフォン工事は業務効率UPに繋がるのです。

ここで紹介させていただいたトラブル、対処法はあくまで一例です。そして、どれも業者に「丸投げ」したことにより発生したトラブルと言えます。利用者側が主導しビジネスフォン工事を進めることで、より良いオフィス環境作りに繋がるでしょう。

3.立会いは必要!

ここまでの内容から、ビジネスフォン工事は利用者側が「主体的」に動く必要があることは、ご理解いただけたと思います。そこで最後に、実際にビジネスフォン工事が始まった際、ぜひ実践していただきたいポイントがあります。

工事はできるだけ立ち会う!

トラブルはいつも工事の後に発覚するもの。ほとんどのトラブルは、工事開始までに対処・回避することができるものばかり。しかし、作業員も人間です。当然、「ついうっかり」でミスを引き起こすことは十分に考えられます。

ビジネスフォンというのは、主装置の設定ミスや配線のつなぎ間違いなど。ちょっとしたことで正常に機能しなくなります。中には、ビジネスフォン全体が故障する事態に発展するかもしれません。

工事後に発覚しても対処できない?

ビジネスフォンに限らず、工事というのは施工が終わった段階で、利用者側に「確認作業」を依頼します。そして、利用者側が「問題なし」と判断、書類にサインすることで工事終了となるのです。

書類にサインした時点で、正常に工事が終了したことを証明しています。つまり、工事後に何かしらのトラブルが発覚したとしても、業者側から十分な対応を得ることができない可能性があるのです。

工事の終わりには必ず立ち会う!

ビジネスフォンの工事は、日々の業務と並行して進めていく場合がほとんどかと思います。忙しい中、終始工事に立ち会うというのは難しいもの。できれば、立ち会わずとも安心できる工事をお願いしたいものです。

ただ、それでは上述したような事態に、その場で指摘することはできません。だからこそ、「工事の終わり」には必ず立ち会うように。せめて、最終チェックだけはきちんと自分の目で行い、納得した上で書類にサインするようにしましょう。

4.まとめ

いかがでしたか?今回は、ビジネスフォン工事のトラブル例と対処法ということでお話を進めてきました。どのトラブルも、少しの意識で未然に防げるものばかり。ぜひ、参考にしていただければと思います。

ビジネスフォン工事で最も大切なことは、「主体的」に動くということ。決して業者に「丸投げ」しないということです。ぜひ、積極的に業者とコミュニケーションを取り、トラブルなく、安全かつ納得出来るビジネスフォンの導入を目指してください。

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