工事依頼前に決めておきたい!ビジネスフォン選びの3つの基本とは

独立開業や新規事業の立ち上げ、オフィス移転など。ビジネスフォン工事を考える理由は、それぞれかと思います。そこで気になるのは、どんなビジネスフォンを選べば良いのかということでしょう。

ビジネスフォン自体が決まらなければ、実際の工事依頼にまで話を進めることができません。せっかく工事まで行ったにもかかわらず、求めるサービスや性能が足りていないのでは困ります。

そこで今回は、ビジネスフォン工事の前に知っておきたい。ビジネスフォン選びの3つの基本についてご紹介します。新品・中古・レンタルまで、幅広く紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.先ずは決めたい4つのこと

ビジネスフォンと一括りにしていますが、メーカーや機種により機能も性能も様々。そこでまず、ビジネスフォン工事の前に決めたい4つのことからご紹介しましょう。

  1. 必要な台数は何台ですか?
  2. 必要な回線は何本ですか?
  3. 回線の種類はどれにしますか?
  4. 求める機能は何ですか?

1.必要な台数は何台ですか?

ビジネスフォンの工事では、主装置と呼ばれる変換器が設置されます。主装置とは、回線と電話機(ビジネスフォン)の中継機の役割を果たすもの。そして、主装置にはそれぞれ接続できる回線や電話機の数が決まっています。

従業員の数は何名でしょうか?一般的に、ビジネスフォンは従業員の数だけ用意するもの。そこから必要なビジネスフォンの台数を予想し、工事の際には容量に合わせた主装置を設置するのが良いでしょう。

2.必要な回線は何本ですか?

先述した通り、ビジネスフォン工事で設置される主装置には、それぞれ接続できる回線の数が決まっています。つまり、工事後に大幅に回線数を増やしたい場合、再び工事依頼しなければならない可能性があるのです。

事業の規模として、必要な回線数は何本でしょうか?一般的に、日中着信する電話の量で考えるもの。多すぎても勿体無いですが、少なくとも回線がパンクしてしまうかもしれません。少し多めに契約するのがおすすめです。

3.回線の種類はどれにしますか?

ビジネスフォン工事では、主に3種類の回線が使用されています。

  • アナログ…アナログ信号を使用した回線
  • ISDN…デジタル信号(データ)を使用した回線
  • 光…光ファイバーケーブルを使用した回線

特徴としては、「アナログ」は昔ながらの回線として安定性があり、災害時などでも断線しにくいもの。「ISDN」は信号をすべてデータ化することにより、複数回線を1つにまとめることができるもの。「光」は光信号により大量データの高速通信ができるというものです。

普段、どのくらいの頻度で通話を行いますか?一般的に、通話量が少ないのであればアナログでも十分です。反対に、頻繁に通話を行うのであれば、回線数を確保しやすいISDNや光を選んだほうが良いと言えます。

4.求める機能は何ですか?

先述した通り、ビジネスフォンと一括りにしてはいますが、機器ごとに機能に差があるもの。主な機能としては、以下が挙げられます。

  • 転送機能
  • 留守番機能
  • 通話録音機能
  • 応答機能

など。

仕事でどのような機能を活用したいですか?一般的に、上記の機能はほとんどのビジネスフォンに搭載されています。しかし、中には搭載されていない機能も。工事前には、どの機能が必要か確認しておく必要があります。

実際に工事依頼を出した場合、業者の営業担当者と打ち合わせを行います。当然、上記のような内容が確認され、工事に向けた準備が始まります。スムーズに依頼ができるよう、あらかじめ決めておくことをおすすめします。

2.新品・中古・レンタルという選択肢

先ほどは、ビジネスフォン全体で決めておくことをご紹介しました。しかし、ビジネスフォンには「新品」の他に「中古」、「レンタル」という選択肢もあります。当然、工事依頼前には選択しておく必要が。以下に、各ビジネスフォンの特徴をまとめました。

新品のビジネスフォン

「壊れにくい」というのが特徴として挙げられます。一般的に、新品のビジンスフォンの耐久年数は、5〜7年ほど。長く利用することを考えるのであれば、新品を選ぶ方が良いでしょう。

また、「保証が充実」しているというのもポイントの1つ。各メーカーでは、基本的に新品のビジンネスフォンに対して1年前後の保証期間を設けています。販売店ごとに、さらに保証を充実させていることも珍しくありません。

「自由に選べる」というメリットも新品にはあると言えます。新品の中には、今年登場した最新機種から数年前のものまで含まれています。当然、製造されているまたは在庫がある機種であれば、必要に応じて選ぶことが可能です。

中古のビジネスフォン

「安く手に入る」というのは、中古ならではの特徴です。一般的に、中古のビジネスフォンは新品に比べて30%〜70%割引ほど。中には、工事とセットなら「中古のビジネスフォンは無料!」とキャンペーンもあるほどです。

また、「基本機能は十分」に装備されているで安心して導入できます。例えば、留守番電話機能や転送機能など。「この機能だけはぜった必要」と呼べるビジネスフォンの基本機能は中古でも問題なく利用できます。

「情報が多い」というのもメリットと言えます。機器というのは年数が経つほど、ネット上の情報が増えていく傾向にあります。例えば、「この機能どう活用すれば良いのかな?」と気になった際にも、中古であれば比較的簡単に情報を得ることができるでしょう。

レンタルのビジネスフォン

「短期利用」できるというのは、レンタルの大きなメリットと言えます。ビジネスフォン工事の中には、仮設事務所やイベント管理事務所など、一時的なものも。一時の利用の為だけに、新品や中古を購入する必要はないのです。

また、一時の利用であれば「導入コストが安い」というのもポイントです。一般的に、ビジネスフォンのレンタルでは、導入工事費や利用費、撤去工事費まで一括りに提供されています。

「最新機種が選べる」というのも、レンタルならではの特徴です。レンタルでは、利用者の求めに合わせてできる限り最新機種を揃えています。自分で新品を購入しても、数年後には古くなるもの。レンタルであれば、常に最新機種を利用することができます。

上記の通り、新品・中古・レンタルとビジネスフォンごとに特徴があります。正直「これが一番いい!」というものはありません。重要なのは、みなさまの「予算」や求める「機能」、実際の「利用状況」など。これらと照らし合わせながら、ベストなビジネスフォンの工事依頼することです。

3.「相見積もり」が大事!

ここまで、「ビジネスフォンの工事依頼の前に決めておきたいこと」ということでお話を進めてきました。しかし、いくら事前に決めておいたとしても、依頼する工事事業者によっては望み通りの結果は得られません。

「信頼」できる業者選びが重要!

ビジネスフォン工事は、オフィス内の環境をより良くする為、業務効率UPの為に行うもの。当然、大切なオフィス環境を任せるのですから、「ここに任せたい」と思える業者を選ぶ必要があります。

しかし、実際に工事業者を選ぶとなると、1社2社では中々「信頼」できる所に巡り合うのは難しいもの。まして、初めてのビジネスフォン工事ともなれば、業者側のペースに巻き込まれないようにするだけで精一杯です。

大事なのは「相見積もり」を取ること!

やはり、業者選びのポイントとしては「相見積もり」。つまり、複数社に相談し、それぞれから見積もりを提出してもらうということが大切です。相見積もりを取ることで、業者ごとの「価格設定」はもちろん、打ち合わせ時の「対応」も比較することができます。

できれば、3社以上から「相見積もり」を取り、「ここなら任せられる」と感じられる1社を見つけてください。

4.まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、ビジネスフォンの工事前に決めておきたいこと、ということでお話をいたしました。決めておきたい基本の4つから始まり、ビジネスフォンの新品・中古・レンタルの特徴まで。ぜひ、参考にしていただければと思います。

しかし、ビジネスフォン工事で最も大切なのは、「信頼」できる業者を選ぶということ。その為には「相見積もり」がおすすめ!ぜひ複数社から見積もりを取り、みなさまの求めるビジネスフォン工事に「真摯」に取り組める1社を選んでみてください。

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